Planlegger du å delta på en messe i utlandet? – Du bør være oppmerksom på disse punktene! Hvis en messe i Amerika allerede er et logistikkmesterverk, avhengig av størrelsen, når du planlegger utstillingsstanden din Du bør være mye mer oppmerksom på dette. I tillegg til kjente barrierer å overkomme, kan det være spesielle forskrifter eller lover i utlandet som du og din bedrift må forholde deg til. Lange skipsruter og frakt med skip eller flyfrakt må koordineres nøyaktig. Det er veldig viktig at du tar hensyn til tollformaliteter, frakttider og fraktkostnader! Utstillingsbygging i utlandet kan bety et betydelig merarbeid for deg og din avdeling. Men hvis du følger noen grunnleggende regler for utstillingsbygging i utlandet og tar hensyn til prosessen og bearbeidingen på planleggingsstadiet, kan ingenting stå i veien for din bedrifts vellykkede opptreden i utlandet!
Planlegging er alt!
Selv å delta på en messe i Amerika krever mye planlegging. Det er imidlertid flere hensyn som avgjør om du kan delta som utstiller og i hvilken grad du kan lykkes med å booke din opptreden i utlandet.
- Vurder å bestille fly og hotell i tide.
- Må jeg søke om visum for å delta på messen?
- Er vaksiner nødvendig?
- Er det tilgangsbegrensninger i Corona-dager?
- Er eksisterende testsertifikater nødvendig?
- Senest når må du sende materialet og produktene?
- Hvordan deklarere de sendte varene i tollen?
- Hvor får du fraktdokumentene du trenger?
- Hvilke kulturelle forskjeller bør du vurdere?
Bestilling av fly, hotell og transport på forhånd
Du vet av erfaring: Under en stor messe er alle hotellene i nærheten fullbooket. I tillegg øker overnattingsprisene betydelig på messer. I tillegg er det hyppige prisendringer for fly og transport fra flyplassen til hotellet. Derfor bør du begynne å planlegge deltakelsen på en messe i utlandet veldig tidlig med organisasjonsarbeid. Flyreiser er ofte ikke billigere og hotellene ønsker å benytte seg av messen. Vær også oppmerksom på at mulige språkbarrierer kan forårsake betydelige vanskeligheter med å komme seg fra flyplassen til hotellet og derfra til varemessen. I tilfelle en flerdagers messe knyttet til et hotell langt fra utstillingssenteret, er det verdt å sammenligne prisene på buss, taxi eller private transporttjenester.
Hvilke visum trenger jeg for å delta på en messe i utlandet?
Hvorvidt det kreves visum og hvilket visum som kreves avhenger av hvilken del av verden du planlegger å delta på en messe. Som borger av EU nyter du bevegelsesfrihet på EU-jord. Visum er ikke nødvendig for korte opphold der messen vil finne sted. De viktigste landene hvor du trenger visum ved ankomst er Kina, Tyrkia, Russland, India og Pakistan. Dessuten krever nesten alle land i Afrika og Asia og noen land i Sør-Amerika at du søker om visum under oppholdet.
Vurder høye fraktkostnader og lange fraktruter
Størrelsen på den planlagte utstillingsstanden og avhengig av type industri vil du trenge flere containere for å sende alle forsyninger og utstillinger. Frakt med flyfrakt er betydelig dyrere enn frakt med skip, tog, eller lastebil.Transport skjer vanligvis innen én dag, men krever leveringstid og ledig kapasitet hos logistikkselskapet. Dette viser nok en gang at tidlig planlegging gir et betydelig potensial for å spare kostnadene dine. Frakt til sjøs tar lengre tid, men er mye billigere. Du bør alltid ta hensyn til lange ledetider når du beregner leveringstid. Rederier og logistikkselskaper har begrenset kapasitet. Det er uaktuelt for et containerskip å forlate havnen i Hamburg hver dag, over hele verden!
Hvordan vil materialer og produkter bli deklarert til toll?
Kun for midlertidig bruk av varer i utlandet, fungerer Carnet ATA som en midlertidig tillatelse for eksport eller import av forbruksvarer. Dette tolldokumentet, anerkjent av 77 land, letter arbeidet til deltakere i byggingen av internasjonale varemesser. I Tyskland utstedes disse dokumentene av de ansvarlige industri- og handelskamrene. Den tiltenkte bruken – i ditt tilfelle for en messe i utlandet – og troverdigheten til informasjonen din er avgjørende for opprettelsen av en midlertidig tillatelse. Et ATA-carnet setter fart på import og eksport og unngår store problemer med fortolling. Du kan finne ut av tollmyndighetene eller ditt industri- og handelskammer om landet du skal til er en del av denne avtalen.
Hva er kulturelle forskjeller og hvordan forbereder du deg best på dem?
Andre land annen etikette. Du er gjest og må overholde lover, forskrifter og skikker som gjelder i landet du besøker. Du ønsker tross alt å presentere deg selv og din bedrift på best mulig måte. Dette inkluderer å håndtere kulturelle forskjeller på en anstendig måte. Takket være internett og pågående globalisering, vil du finne nyttige råd for alle land i verden som går langt utover de klassiske tipsene og triksene til reiseguider.
Tips: På et språkkurs lærer de vanligvis ikke bare det aktuelle språket og kan kommunisere bedre på stedet. Normalt inkluderer et språkkurs med en anerkjent leverandør alltid en modul som dekker de kulturelle aspektene ved et land eller en region.
Tenk på de små tingene!
Jo større og mer motivert teamet ditt er, jo flere vil tenke med deg. Det er viktig å ikke stole kun på medlemmer av markedsavdelingen. Sørg for å inkludere alle som er involvert i planleggingen! Bygg lag som kan score poeng med ekspertisen din. Mens logistikkerne i din bedrift tar seg av frakt og toll, vurderer elektrikere og standbyggere ting som adaptere og strømforsyninger for å kompensere for de forskjellige spenningene i strømnettet. Sjekklister bidrar til å sikre at ingenting blir glemt. For en pakke sendt med ekspress koster deg kanskje ikke mye innenfor dine egne grenser, men det vil koste deg mye tid og penger i internasjonal frakt halvveis rundt i verden.
Konklusjon om messeopptredener i utlandet
Som du lett kan se, er planlegging alt. Dette gjelder spesielt for å delta på en messe i utlandet. Lange transportveier og høye transportkostnader og tverrkulturelle forskjeller krever mye oppmerksomhet fra deg og teamet ditt. Imidlertid er internasjonale varemesser en flott mulighet til å åpne nye markeder, introdusere deg selv for verdenspublikummet og få nye handelspartnere.
One Stop Expo messetjenester selskapet leverer tjenester til selskaper som skal delta på messer i USA med både sitt Istanbul-kontor og Las Vegas-kontor.
Vær den første til å kommentere